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上海交通大学EMBA高级工商管理硕士、英国管家协会大中华区首席商务管家、中国管家俱乐部创始人、东莞老兵汇常务副会长兼秘书长、15年电子商务资讯、营销策划管理经验。

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IT成本管理的实施过程  

2006-12-21 18:51:15|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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IT成本管理的实施过程 

2004.02.02


本文节选自孙强 左天祖主编《IT服务管理:发展、理解与实施》

     成本管理在实际实施过程中一般分三个环节,一是计划阶段,主要是为实施IT会计做准备,制定IT会计系统及核算体系计划,并对实施IT会计进行可行性研究。这一阶段一般耗时3-6个月,IT组织的规模越大,组织结构越复杂,基础数据的获得越容易,所耗时间越短。二是IT会计系统实施阶段。这一阶段主要是准备数据;选择、安装、测试软件;调试系统、监测系统运行等工作。一般耗时6个月或更多时间,这主要决定于实施所需的数据及工具,如果信息容易取得、实施工具先进、适当,则需要时间就会短。三是IT会计系统的实际运行使用阶段。这一阶段主要是核算提供IT服务的成本及相应的收费,检查这些数据的正确性,并在此基础上进行差异分析,修正IT会计系统。

计划阶段

      团队组建及组织关系

在计划阶段要首先组建好IT会计系统团队。整个团队应该由以下人员组成:

·  组织的信息系统总经理

·  财务部门高级经理

·  IT服务的收费客户

·  IT服务管理人员

IT财务管理部门,是IT服务管理层不可缺少的组成部分,是一个常设部门,负责建设、运行及维护IT会计系统(包括预算、会计核算、收费),与IT服务的其他流程的管理层有同等的地位。IT财务经理直接向IT服务管理层汇报。如果组织规模较小时,不单设IT财务部门,IT成本管理工作一般由组织的财务部门与IT服务部门共同负担。无论怎样,IT会计核算工作由IT部门负责,因为这是保证IT部门实现组织目标的工具。

可行性研究

可行性也就是对项目的“必要性”、“可能性”和“合理性”等问题进行分析论证。对IT服务实行成本管理是否必要、有无实现的可能性,实行成本管理是否符合成本与效益原则,是计划阶段应该回答的问题。可行性研究的主要工作包括:

·  确定实行成本管理所需的人、财、物等资源;

·  界定与组织其他部门的财务界限;

·  定量分析实行IT成本管理的成本与效益,评价其合理性;

·  提出收费政策建议方案;

·  提出初步的实施计划,计划应该包括:成本分析、IT会计核算收费系统设计、实施与实施后评价;

·  评价实行IT会计的工具(包括各种账册、计算、存储设备);

·  风险分析,对可能影响成功实行IT会计的因素进行分析,找出敏感因素,加以控制防范。

 

实施

成本管理的实施可以在一个会计年度的任意时间进行。但是这不意味着建立IT会计系统使用的成本数据也可以是任意时段的,一般均要求用一年的成本数据来估算每个成本单位的成本价值。当无法得到一年的数据时,一般我们要通过预测补全数据,但要注意对预测数据进行检验,通过检验的数据才可以利用,否则风险会比较大。这一阶段的主要工作有:

系统实施准备工作:这些工作主要包括:

·  文件准备工作,主要有IT会计制度文件准备、编制用户手册、工作记录手册及IT财务管理人员工作指南等。

·  员工培训工作:对IT会计系统的每位员工都要进行适当的培训。对原IT人员要加强会计知识技能的培训,理解会计原理及本质;对于原财务人员则要加强IT知识技能的培训。通过培训使所有IT财务管理人员都能理解会计原理以及IT服务管理各流程的基本原则。

建立成本中心或利润中心:根据设立责任中心的政策需要,设立相应的责任中心形式。如果着重考核IT服务部门的成本和费用支出,IT服务部门不形成收入或者不考核其收入的情况下,可以设立成本中心。如果IT服务部门被看作一个单独的组织单位来衡量其一定时期的经营业绩——利润,则可以将IT服务部门设立为利润中心。

建立数据搜集机制:实施阶段需要的信息包括:工作量、服务种类、客户、成本、资源存量等,要建立起这些数据的采集点。工作量及服务种类数据可以从容量管理数据库取得,成本、资源存量数据可以从会计及配置管理部门获得。

选择、安装、调试软件:选择经过可行性研究证明是可行的软件,购买安装,以各种可能的数据和操作条件对程序进行试验,找出问题加以修改,使之完全符合设计要求。

试运行:在正式运营前要先试运行IT会计系统,这样,一方面可以在服务收费之前提醒IT资源使用大户,调整其IT资源用量及态度;另一方面成本核算及收费系统设计可能存在一些缺陷,通过试运行发现以后,进行纠正,保证IT科技核算及收费系统公平、可信。同时可以积累一定的经验。

正式运营

正式运营阶段的工作主要是搜集系统每天产生的成本及收费数据,发现差异,分析调查差异,处理差异。

发现差异

IT会计人员将每月、每年的实际数据与相应的预算、计划数据相比较,确定其差额,发现例外情况。这些比较数据包括成本、收益、工作量、服务水平等。

分析调查差异

差异分析是指确定差异的数额,将其分解为不同的差异项目,并在此基础上调查发生差异的具体原因并提出分析报告。只有通过调查研究,找到原因,分清责任,才能采取纠正行动,收到降低成本的实效。

发生差异的原因很多,可以分为三类:

n        执行人的原因,包括过错、没经验、技术水平低、责任心差、不协作等;

n        目标不合理,包括原来制定的目标过高或过低,或情况变化使目标不再适用等;

n        实际成本核算有问题,包括数据记录、加工和汇总有错误,故意的造假等。

只有通过调查研究,才能找到具体原因,并针对原因采取纠正行动。

处理差异

针对不同的差异处理方法不同。

n        成本差异处理:当实际成本高于预算成本时,一般情况下,IT部门会将高出的成本转移到客户身上,特别是成本的差异是由于向客户提供的专项服务造成的。但这种差异是IT会计人员的管理重点,不能因此而无限制地提高成本转移到客户身上,因为客户有可能因此选择其他供应商。

n        收益差异处理:收益下降是不利差异,IT会计人员分析其原因,如果是工作量预算太高造成的可适当调整工作量,如果是由于服务成本过高造成的收益降低,IT会计人员要努力寻求降低成本,提高效益的途径。如果是服务定价太低,则可以调整定价。

n        服务水平差异处理:一般由服务水平管理部门处理差异问题。

n        工作量差异处理:工作量的变化会带来两个问题:一是谁为增加的工作量付费?二是如何付费?如果由于偶然原因,客户的服务工作量增加了,IT会计人员要考虑IT部门的工作能力是否可以满足,如果可以,与客户商谈收费,但也要考虑到其他客户是否同意,因为某一客户的服务工作量的增加可能伤害到其他客户的服务。因此一般也由服务水平管理部门介入。

控制和报告

为保证IT服务会计核算的有效性,财务管理人员要监测、控制IT会计系统的运行,对每天的会计核算、收费情况进行监测管理,并向IT服务管理部门提交管理报告。

管理报告

  管理报告一般每月或每季向IT服务管理部门或高级IT管理委员会提交,内容主要包括IT服务成本与收入总结以及资产负债表等。

管理报告的格式

管理报告没有统一的标准格式,但一般都以下两类:

1. 向客户提供的IT服务管理报告。这类报告一般内容相对简单,主要包括:

·  在会计年度内客户发生在IT方面的费用;

·  成本支付与预期估计是否相符?

·  目前的收费政策及IT会计核算方法;

·  IT部门如何服务增加投资;

·  实际与预算之间的任何差异,引起这些差异的原因以及IT部门采取的相应措施。

2. 向IT服务管理层提交的报告包括:

·  IT服务的总成本与收益;

·  对每一IT单位进行的成本分析(按IT部门、平台、或其他相关单位);

·  成本管理制度本身的成本及存在的问题;

·  未来投资计划;

·  降低成本的渠道分析。

良好的管理报告应满足的要求

·  报告内容应与其责任范围一致;

·  报告的信息要适合使用人的需要;

·  报告的时间要符合控制的要求;

·  报告的列示要简明、清晰、实用。

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