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上海交通大学EMBA高级工商管理硕士、英国管家协会大中华区首席商务管家、中国管家俱乐部创始人、东莞老兵汇常务副会长兼秘书长、15年电子商务资讯、营销策划管理经验。

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转发:办公室管理办法  

2006-12-31 19:31:54|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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某某公司

办公室管理办法

    

为维护良好的办公秩序,进一步规范工作人员的行为,提高工作效率,特制定本办法,希望大家严格遵守,互相监督。

1 办公室工作秩序

1.1 严格遵守分公司作息时间安排,不迟到、不早退,有事先向主管领导请假,禁止无故旷工;

1.2 上班时着装整齐、服装统一、坐姿端正。树立良好的分公司形象和个人形象。

1.3 办公时间专心致志,严细认真,不做私事。

1.4 办公室谢绝吸烟、严禁大声喧哗,吵闹、严禁闲聊。营造良好的工作环境。

1.5 不擅自离岗、串岗,不乱动同事物品,不该看的不看,不该问的不问,不该外传的不传。

1.6 未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。借用本部门或其他部门同事的东西,使用后及时送还或归放原处。

1.7 维护公共卫生,禁止随地吐痰和随手乱扔杂物,保持良好的工作环境。

1.8 禁止在办公期间吃零食、打扑克、玩游戏、听MP3等。

1.9 办公物品摆放整齐,办公桌上不得摆放与工作无关的物品。

2 正确、迅速、谨慎地打、接电话

2.1 电话来时,听到铃响,尽快取下话简。通话时先问候,并自报公司、部门。对方讲述时要留心听,并记下要点。未听清时,及时告诉对方,结束时礼貌道别,待对方切断电话,自己再放话筒。

2.2 接电话时,使用文明用语:您好 谢谢 对不起 再见等。接拨电话言语尽量简洁,做到长话短说

2.3 工作时间内,禁止使用公司电话打私人电话或用公司电话聊天,包括打入的电话。

2.4 对不指名的电话,判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上将电话交给能够处理的人。在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。

2.5 在同事办公桌上电话铃响,而本人又不在时,帮忙接听并将电话内容向同事转述。

2.6 办公室传真机由专人负责,出现问题及时通知专业人员维修。

3 业务客户接待工作及其要求

3.1 在规定的接待时间内,不迟到、不缺席。

3.2 一般在接待室接待客户,有特殊情况除外。

3.3 有客户来访,马上起来接待,并让座。

3.4 来客多时以序进行,不能先接待熟悉客户。

3.5 对事前已通知来的客户,要表示欢迎。

3.6 应记住常来的客户。

3.7 接待客户时应主动、热情、大方、微笑服务。

4 电脑、打印机、复印机的管理

4.1 公司各部门、科室都配有电脑、打印机,本科室人员使用本科室电脑、打印机,未经其他科室人员同意,不得动用。私自动用者,出现问题,负全部责任,并且分公司将予以相应的处罚。

4.2 所有员工应遵守公司的保密规定,输入电脑的信息属公司机密,未经批准不准向任何人提供、泄露。

4.3印机由办公室负责,打印机由各科室负责,出现问题及时通知专业人员维修。不得打印、复印个人资料。

4.4所有员工应爱护各种设备,降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障,应及时报请维修,以免影响工作。

5 办公物品的购置、领用

5.1各部门办公室所需的设备、文具等,除公司另有安排外,必须由公司办公室统一负责购买。特殊文具公司办公室无法采购者,可以经总经理批准由各部门自行采购。购回的物品,由公司办公室经管人员负责统一登记造册,办理领发手续。

 5.2办公物品的领用,分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管的物品,“部门领用”系本部门共同使用的物品。对“部门领用”的物品,各部门应指派专人负责,其他人不得随意领取。大件物品的购买、领用,须按公司规定的开支审批权限,经有审批权的领导批准后才能办法。未经核准或未按规定擅自发放办公物品的,对经管人员给予按价赔偿的处罚。

5.3 对办公用品建立个人台帐,对低值易耗品建立部门及个人认领台帐。

6 卫生

6.1 办公室有专人负责办公室的清扫工作。

6.2 个人办公桌范围内卫生自己负责。

7 值班

7.1 采用各科室轮流值班制度。按顺序值班(见附表1《办公室值班顺序表》),各科室由科长指定专人轮流值班,值班人员认真填写《值班记录表》(见附表2《值班记录表》)。

7.2 值班人职责:下班后,保证门、窗关闭;关闭各种电器电源,包括电脑、打印机、复印机、电灯等;办公室内物品是否放置整齐有序;检查门是否上锁。

8 本办法自颁布之日起实施。

 

 

 

 

 

某某公司

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附表1

 

 

值班顺序表

 

时间

值班科室

星期一

办公室

星期二

销售一科

星期三

销售二科

星期四

材料科

星期五

生产科

星期六

绩效科

星期日

机械制作

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附表2                       值班记录表

 

时间

值班人

事件

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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