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上海交通大学EMBA高级工商管理硕士、英国管家协会大中华区首席商务管家、中国管家俱乐部创始人、东莞老兵汇常务副会长兼秘书长、15年电子商务资讯、营销策划管理经验。

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OutlookExpress 实战篇  

2007-12-13 18:01:11|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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 2、OutlookExpress 实战篇
1)如何让电脑自动记住邮箱口令?
2)如何利用Outlook发送不同的信箱邮件?
3)如何利用Outlook自动分拣收到的邮件?
4)如何利用Outlook邮箱地址簿保存常用电子邮件地址?
5)如何利用Outlook自动添加E-mail地址?
6)如何利用Outlook在邮件中插入附件?
7)如何利用Outlook发送文本文件?
8)如何加速Outlook Express运行速度?
9)如何充分利用Outlook抄送功能?
10)如何利用Outlook快速查找邮件?

11)如何利用Outlook自动添加邮件签名?

12)如何解决Outlook接收到的邮件出现乱码情况?
13)如何永远解除Outlook接收邮件出现乱码的情况?
14)如何利用Outlook备份你的邮件?
15)如何备份你Outlook的地址簿?
16)如何备份你Outlook内的邮件帐号?
17)定制外观,如何为Outlook改头换面变成你的布局?

OutlookExpress 实战篇 - Spark - 胡長輝
1)如何让电脑自动记住邮箱口令?
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答:每次接收或发送邮件之前,软件都会要求你输入自己的邮箱口令,并将这个口令传送到你所在的上网公司进行核对,若口令不正确,则不能对邮件进行操作。正常情况下,口令的输入、传送与核对大约要 30 秒。若让软件记住口令,每次进行邮件操作之前,它会自动进行传送和核对,不要手工操作,可省一定的时间。在 Outlook 下设置口令记忆方法为:
(1)打开 Outlook ,选择 " 工具 " 菜单,单击 " 帐号 " 项目;
(2)单击 " 邮件 " 标签,然后选择 " 帐号 " 下面的邮箱名称;
(3)单击 " 属性 " 按钮,选择 " 服务器 " 标签;
(4) 选择 " 登录方式 " 前面的单选钮,在 " 密码 " 后面输入用户的邮箱口令,但显示的是一组星号。最后单击确定即可。

 
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2)如何利用Outlook发送不同的信箱邮件?
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答:Outlook可以使用你拥有的所有邮箱中的任意一个来发发电子邮件给。具体操作方法是:在“新邮件”窗口中撰写信件结束后,打开窗口中的“文件”菜单。如果你成批发送邮件,可单击菜单中的“以后发送方式”命令,在子菜单中选中你需要的发件邮箱。以后发送邮件时,电子邮件就带有你选择的邮箱地址。如果是立即发送邮件,可单击菜单中的 " 发送邮件方式 " 命令,在子菜单中选中你需要的发件邮箱,则发电子邮件给就立即从这个邮箱发出。
 
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3)如何利用Outlook自动分拣收到的邮件?
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答:用 Outlook 可通过增强的邮件规则来实现邮件的自动分类功能,以便把接收到的邮件自动放入不同的邮件夹中。
(1) 在 Outlook 表达中,新建多个文件夹以创建文件夹存放与工作有关的各类邮件,然后单击 " 确定 " 按钮;
(2) 选择 " 工具 / 邮件规则 / 邮件 ..." 命令,若以前没有创建过邮件规则,则系统将直接进入 " 新建邮件规则 " 对话框;否则将进入 " 邮件规则 " 对话框,然后再单击 " 新建 ..." 按钮;
(3) 在 " 新建邮件规则 " 对话框中,分别选取 " 规则条件 " 下的 " 若‘发件人 ' 行中包含用户 " 和 " 规则操作 " 下的 " 移动到指定的文件夹 " ,然后单击 " 规则说明 " 中的 " 包含用户 " 超级链接;
(4) 在 " 用户 " 框中键入发件人的姓名,然后单击 " 添加 " 按钮,也可单击 " 通讯薄。。 " 按钮以直接选取发件人;
(5) 返回 " 新建邮件规则 " 对话框,单击 " 规则说明 " 中的 " 指定的 " 超级链接,并选取 " 收件箱 " 下的 " 个人 " 文件夹,然后给规则重命名,比如 " 个人邮件规则#1" ,最后单击 " 确定 " 即可;
(6) 重复步骤 2 到 5 ,以创建各个邮件的分拣规则。
 
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4)如何利用Outlook邮箱地址簿保存常用电子邮件地址?
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答:对于初上网的用户,经常会将电子邮件地址写在笔记本上,到用时再打开一个字符一个字符敲上去,实在是浪费时间浪费金钱。实际上,你可以用“通讯薄”来记忆电子邮件地址。通讯薄具有存储联系人信息的功能,使您能方便地检索联系人信息。在Outlook中,“通讯薄”使用如下:
(1) 单击 “ 工具 ” 菜单下的 “ 通讯薄 ” 命令;
(2) 在 “ 通讯薄 ” 对话框中,选择 “ 文件 ” 菜单下的 “ 新联系人 ” 可添加新的地址,若要修改已有地址,可从列表中选择一个地址,然后单击 “ 属性 ” 命令进行修改;
(3) 添好或改好后单击确定即可。
    有了 “ 通讯薄 ” 后,发送邮件的工作大大被简化,发送时只需在 “ 收件人 ” 的左边单击 “ 通讯薄 ” 即可显示电子邮件地址列表,从中选择一个,单击 “ 收件人 ” 按钮即可。

 
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5)如何利用Outlook自动添加E-mail地址?
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答: OutLook 通讯簿可大大提高撰写信件时输入 E-mail 地址的速度和准确性,为此它提供了 E-mail 地址自动添加功能。如果你要有选择地进行添加,可在打开收到的邮件后,用鼠标右键单击要添加的发信人名称,然后单击快捷菜单中的 “ 添加到通讯簿 ” 命令即可。如果你要对所有回信的 E-mail 地址进行添加,可单击 OutLook Express“ 工具 “ 菜单上的 “ 选项 ” 命令,打开 “ 常规 ” 选项卡,选中其中的 “ 自动将回复邮件时的目标用户添加到通讯簿 ” 项,此后所有通讯簿中没有的 E-mail 地址均被加到通讯薄。

 
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6)如何利用Outlook在邮件中插入附件?
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答: 打开新邮件窗口,从 “ 插入 ” 菜单中选择 “ 附件 ” ,或者按工具栏上的回形针图标,从 “ 插入附件 ” 对话框中选择要插入的文件,然后按 “ 附加 ” 按钮。这时正文编写窗口会一分为二,它的下方会显示刚才加入的文件图标。用同样的方法,可以在一个邮件中插入多个附件,不过每次只能插入一个。你在收到的邮件中若带有附件,则可在信件预览窗口上看到一个回形针标记,单击该标记可以打开附件。

 
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7)如何利用Outlook发送文本文件?
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答:我们日常收发的邮件,普通的文本邮件完成能够满足需要,没有必要使用 HTML 邮件,如果没有特殊的图像、表格或按钮等其它原因,应当尽可能发送文本邮件。在 Outlook 中,设置发送文件邮件的方法为:
(1) 单击 “ 工具 ” 菜单上 “ 选择 ” 命令;
(2) 单击 “ 选项 ” 标签;
(3) 将 “ 邮件发送格式 ” 和 “ 新闻发送格式 ” 中的 “ 纯文本 ” 选中;
(4) 单击 “ 确定 ” 按钮。

 
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8)如何加速Outlook Express运行速度?
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答:每次启动 ( 或关闭 )Outlook 的时候, Outlook 的动作都变得很慢。产生这种情况的可能原因与解决方法如下:
1. 文件夹太久没有压缩 ( 即重整的意思 ) ,数据结构混乱造成 Outlook 读取资料费时,建议到 “ 文件 ”→“ 文件夹 ” ,运行 “ 压缩所有文件夹 ” ,来重整你的邮件库资料。
2. 取消背景压缩的功能,不要让 Outlook 自动压缩,改由你自己手动执行压缩的功能,以 Outlook 为例:到 “ 工具 ”→“ 选项 ”→“ 维护 ” ,不要勾 “ 在后台压缩邮件 ” 。取消这项功能之后,务必记住:定期压缩你的文件夹,才能让 Outlook Express 有最佳的执行效率。
3. 删除不必要的邮件,养成好习惯,不要把邮件丢在那里从来都不整理,没有用的邮件就删除掉,然后清空 “ 删除的邮件 ” 文件夹。
4. 硬盘太久没有重整,经过上面步骤之后,进行磁盘重整,就可以提升你的文件读取效率了。
5. Imagehlp.dll 文件损坏、遗失。某些软件在 Uninstall 的时候,也会把这个位于 Windows\System 之下的文件一并移掉的。
 
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9)如何充分利用Outlook抄送功能?
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答:将一份邮件发送给多个收件人,可以用 “ 邮件抄送 ” 功能,这样可避免多次发送。在 Outlook 中,方法为:
(1) 单击 “ 新邮件 ” 按钮;
(2) 在 “ 收件人 ” 中添入第一个邮箱地址;
(3) 在 “ 发送 ” 中将要发送的其他人的地址添入;
(4) 按发送命令即可。

 
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10)如何利用Outlook快速查找邮件?
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答: 要在一大堆信件中找到想要的内容并不轻松, “ 查找邮件 ” 选择允许用户在多兴文件夹中搜索邮件,以查找文件夹或子文件夹中的任何邮件。单击 “ 编辑 ” 菜单,选择 “ 查找邮件 ” ,以下任何条件都可以为查找邮件的标准:谁发送的邮件、邮件的主题或标题、邮件中的文本等。

 
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11)如何利用Outlook自动添加邮件签名?
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答: 在 Outlook 用以下方法可实现自动签名功能:
(1) 启动 Outlook Express 后,选择 “ 工具 / 选项 ” 命令;
(2) 在 “ 选项 ” 对话框中,单击 “ 签名 ” 标签;
(3) 在 “ 签名 ” 标签中,单击 “ 在所有发出的邮件中添加该签名 ” 前的方框,使之处于选中的状态,以便自动签名功能生效;
(4) 在 “ 签名 ” 框中,新建一个签名名称,在下面文本框中键入你想添加的所有个人信息,如姓名、联系地址、电话等;
(5) 若希望在回复和转发邮件时同样自动添加签名,则可以单击 “ 不在回复和转发的邮件中添加签名 ” 前的方框,使之处于不选中的状态;
(6) 单击 “ 确定 ” 按钮,下次建立新邮件时就会在你的邮件中自动添加上签名了。当然,可以单击 “ 高级 ” 按钮,为你的每个帐号设置一个漂亮的签名。

 
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12)如何解决Outlook接收到的邮件出现乱码情况?
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答:第一种方法:首先选择乱码邮件,单击 “ 查看 ” 菜单指向 “ 编码 ” 命令中的 “ 简体中文 (GB2312)” 即可,也可指向 “ 编码 ” 命令中的 “ 其它 ” ,这里提供了 “ 阿拉字符 ” 、 “ 波罗的海字符 ” 、 “ 中欧字符 ” 等 19 种字符选择,你只需单击 “ 简体中文 (HZ)” 即可。
另一种方法是:首先选择乱码邮件,单击鼠标右键打开邮件快捷菜单,选择 “ 属性 ” 命令;然后在出现的对话框中单击 “ 详细资料 ” 标签,单击右下角的 “ 邮件源文件 ...” 按钮,这时就会打开邮件的源文件码,这样就可看到邮件的内容了。

 
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13)如何永远解除Outlook接收邮件出现乱码的情况?
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答:对Outlook进行设置,能够从根本上解决电子邮件的乱码,方法为:
(1) 打开Outlook Express 5,选择“工具”菜单中的“选项”命令,单击“阅读”标签;
(2) 单击“字体”按钮,选择“简体中文(GB2312)”并把它设置为默认值,设置好后按“确定”按钮回到“阅读”对话框;
(3) 单击“国际设置”按钮,选中“为接收的所有邮件使用默认的编码”,确定退出。再次打开所有邮件,中文邮件就不会乱码了。

 
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14)如何利用Outlook备份你的邮件?
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答:IE 的 Outlook 虽然能导出邮件,遗憾的是只能一封一封地导,要是几封信那还好,下面方法可实现。具体步骤如下:
(1) 打开 Outlook ,进入要备份的信箱,如收件箱;
(2) 选择要备份的邮件。按住键,点击第一封和最后一封邮件可全选;按住 Ctrl 键,点击所需邮件可选择多个邮件;
(3) 用鼠标左键点击 “ 转发邮件 ” 。此时,您刚才所选的邮件被作为附件,夹在新邮件中;
(4) 在 “ 新邮件 ” 对话框中选择 “ 文件 ” 菜单中的 “ 另存为 (A)...” 命令,然后为此邮件取个文件名即可。
    以上方法可以有选择的导出邮件。如果您想彻底保存邮件,那就到 C:WINDOWS Application DataMicrosoftOutlook ExpressMail 文件夹中,将所有的文件全部备份即可。

 
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15)如何备份你Outlook的地址簿?
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答:在Outlook中,通讯簿是很重要的,它记录了你的所有通讯地址,但由于一些原因,需要重装系统时或格式化磁盘时,对通讯薄的备份就显得很重要了。在“C:WindowsApplication DataMicrosoftAddress Book”目录中找到一个名为username.wab的文件,其中的username为在电脑中的注册用户名。这就是您的通讯簿,可以把它备份在指定路径下,以便以后重装Outlook Express后copy到原目录。如果您嫌以后copy麻烦,可以通过修改注册表一劳永逸。打开注册表后,在“我的电脑 HKEY_CURRENT_USERSoftwareMi-crosoftWABWAB4Wab File Name”键值中找到“默认”字符串。右键单击该字符串,选择修改,改为您保存通讯簿的路径。重装Outlook后,记得如此改回来才能找到原来的通讯簿。在Outlook中自动为邮件添加签名。

 
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16)如何备份你Outlook内的邮件帐号?
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答: 多个邮件帐号对网民来说并不是件新鲜事。若需备份邮件帐号,先运行“Regedit”打开注册表,找到以下目录:HKEY_CURRENT_USERSOFTWAREMICROSOFTternet Account ManagerAccounts,这里保存了你所有的帐号设置。将鼠标点在Accounts上,在菜单中选择“导出注册表文件”,在“导出范围”中选择“选择的分支”,按确定就可以了。以后恢复时只需点击备份文件加入注册表即可。

 
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17)定制外观,如何为Outlook改头换面变成你的布局?
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答:单击“查看/布局……”,可控制窗口元素的显示、工具栏的位置、预览窗口的风格。
    定制工具栏:在“布局”对话框,按下“自定义”,可添加或删除工具栏的内容。也可以右键单击工具栏,再用菜单命令执行相关操作。若右键单击工具栏后,选择“对齐”上的“左”、“右”、“下”或“上”命令,可将工具栏移动到屏幕的四边。
    定制邮件窗口的列:单击“查看/列……”,可添加或删除要显示的列项目,安排列的显示顺序。在邮件窗口中,拖放列标题,也可改变列的顺序;拖动列标题的右侧边界则可调整列的宽度。在查看邮件时,单击列标题,所有邮件即按该列进行排序,该操作也可用“查看/排序方式”来完成。此外,还可拖动预览窗格和邮件列表之间的拆分条,以调整预览窗格或邮件列表的大小。


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